Senin, 19 September 2011

Penyimpanan Arsip


Penyimpanan Arsip
Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip, dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi. Di dalam literatur ada beberapa sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini, yakni (1) penyimpanan secara alfabetis (arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip); (2) penyimpanan menurut pokok soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat, yang kemudian diurutkan secara alfabetis); (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah, yang kemudian diurutkan secara alfabetis); (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat); dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). Kelima sistem tersebut dijelaskan sebagai berikut salah satunya adalah penggunaan sistem abjad.
Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh kantor/satker yang di dalamnya termuat nama-nama, seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah, dalam urutan A sampai Z.
Untuk dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar. Peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan. Standar tentang peraturan-peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan, karena hal ini tidak merupakan hal yang mudah.
Tujuan Kearsipan
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 3 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengakapan arsip.
d. Tidak memakan tempat
Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan, misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya.
Pengertian Kearsipan Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
  1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
  2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
  3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
  4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :
  1. Kode
    Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
  2. Indeks
    Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
  3. Mengindeks
    Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
  4. Unit
    Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
  5. Kode Arsip
    Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.
Peraturan Mengindeks
Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:
  1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
1.
Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.


2.
Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.


 3.
Nama keluarga, suku dan marga.
Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll.


4.
Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang


5.
Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.


6.
Nama orang Indonesia dengan urutan  kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.


7.
Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.


8.
Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.


9.
Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.


10.
Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru.



  1. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

1.
Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.


2.
Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.


3.
Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.



4.
Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama.


Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan
a.       Nama perusahaan pada umumnya
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
b.      Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat
           Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.

c.       Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.

d.      Nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan.







Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah
  1. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
               Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.

  2. Nama Instansi Negara Asing
               Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
    Contoh :
Newmoon Amerika               à Amerika, Newmoon
Aspire Learning Australia  
à Australia, Aspire Learning

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan
Diindeks  kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada  unit terakhir.
Merancang Daftar Klasifikasi
Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:
  1. Nama Perorangan
  2. Nama Perusahaan
  3. Instansi Pemerintah
  4. Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh :
A, B, C,…………………………………Z
Aa, Ab, Ac, ……………………………Az
Aba, Abb, Abc, ………………………Abz
Aca, Acb, Acc, …………………………Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun  dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sebagai berikut :

3 komentar:

  1. BAGI YANG MAU BERKOMENTAR DIPERBOLEHKAN ASALKAN SOPAN DAN BAIK

    BalasHapus
  2. UNTUK SMKN 8 JAKARTA AYO KUNJUNGI SITUS ADMINISTRASI PERKANTORAN INI, BANYAK HAL YANG AKAN KALIAN KETAHUI LEBIH BANYAK ...JANGAN LUPA UNTUK IKUT BERKOMENTAR DAN IKUT BERGABUNG YA :)
    THANKS ALL

    BalasHapus
  3. BAGI YANG MAU MEMBERI SARAN ... SILAHKAN POSKAN KOMENTAR ANDA THANK YOU ALL ... :O

    BalasHapus